BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1 – (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Sapanca Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün görev, yetki ve çalışma esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2 – (1) Bu Yönetmelik, Sapanca Belediye Başkanlığı Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

Madde 3 – (1) Bu Yönetmelik, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 15’inci maddesinin (b) bendi ve 18’inci maddesinin (m) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4 – (1) Bu Yönetmeliğin uygulanmasında; a) Başkan: Sapanca Belediye Başkanını, b) Başkan Yardımcısı: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısını, c) Başkanlık Makamı: Sapanca Belediyesi Başkanlık Makamını, ç) Belediye: Sapanca Belediyesini, d) Meclis: Sapanca Belediyesi Meclisini, e) Büro: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı büroları, f) Encümen: Sapanca Belediye Encümenini, g) Müdür: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünü, ğ) Müdürlük: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü, h) Personel: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde çalışan personeli, ı) Servis: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı servisleri, i) Şef: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı şefleri, j) Şeflik: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne bağlı şeflikleri, k) Yönetmelik: Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Birimler ve Görevleri

Birimler

Madde 5 – (1) Müdürlük teşkilat yapısı aşağıdaki birimlerden oluşur: a) Müdürlük b) Kalem Servisi c) Basın Yayın ve Tanıtım Şefliği ç) Halkla İlişkiler Şefliği • Çözüm Masası • Çağrı Merkezi • İŞ-KUR Birimi

Müdürlüğün Görevleri

Madde 6 – (1) Müdürlük görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün çalışma alanına giren tüm iş ve işlemleri yürütmek. b) Kitle iletişim araçlarında yer alan, belediye hizmetlerini ilgilendiren haberlerin takibini ve tespitini yapmak. c) Belediye faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulmasını sağlamak, kamuoyundan gelen görüş ve şikâyetlerin tespit, takip ve değerlendirilmesini yapmak. ç) Belediye faaliyetleri, organizasyonları ve kültürel yayınlara ilişkin tasarım ve kurgu çalışmalarını yürütmek. d) İlçenin tanıtımı amacıyla dergi, broşür, katalog, film vb. materyaller hazırlamak. e) Basın kuruluşları ile belediye arasındaki iletişim, koordinasyon ve bilgilendirme süreçlerini yürütmek. f) Yerel ve ulusal televizyon kanallarının izlenmesini sağlayarak Belediye Başkanlığı ve birimlere ait haber ve görüntüleri derlemek. g) Ulusal gazetelerde belediyeyi ilgilendiren haber kupürlerini derleyerek Belediye Başkanına ve Başkan Yardımcılarına sunmak. ğ) Belediye Başkanlığı tarafından kamuoyuna yapılması gerekli görülen açıklama, duyuru ve tekzipleri basın-yayın organlarına iletmek. h) Başkanlık makamınca ihtiyaç duyulan basın toplantılarını organize etmek ve gerekli bilgilendirme süreçlerini yürütmek. ı) Basın bültenlerini hazırlamak, belediye faaliyetlerine ilişkin bildirimleri basın kuruluşlarına iletmek; ilgili haberleri e-posta, SMS vb. yöntemlerle paylaşmak. i) Faaliyet, açılış, ziyaret vb. etkinliklerde fotoğraf ve video çekimlerini gerçekleştirerek arşivlemek. j) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan basılı materyallerin kurumsal kimliğe uygun tasarımını yapmak, baskı süreçlerini kontrol ve koordine etmek. k) Belediyenin iç ve dış iletişimde kullanacağı baskı materyallerini kurum kimliği açısından incelemek, geliştirmeye yönelik öneriler sunmak. l) Sapanca Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve faaliyetlerin tanıtımı için basın yayın organlarıyla iletişim kurmak. m) Basın-yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırlanan basın bülteni ve gazete ilanlarını ilgili kurumlara iletmek ve takibini yapmak.

n) Yazılı, sözlü ve görsel basın-yayın organlarını takip ederek Sapanca Belediyesi’nin lehine veya aleyhine olan gelişmelerle ilgili arşiv oluşturmak.

o) Belediye Başkanının medya ile yapacağı randevuları, Özel Kalem Müdürlüğü ile koordineli şekilde planlamak.

ö) Belediyenin hizmetlerinin, altyapı çalışmalarının, birimlerin etkinliklerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi için çeşitli tanıtım faaliyetleri yürütmek.

p) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak, bu materyalleri ihtiyaç duyan müdürlüklere iletmek ve arşivlemek.

r) Belediye faaliyetlerinin kamuoyu nezdindeki etkisini değerlendirmek.

s) Belediye faaliyetlerinin, birim çalışmalarının, etkinlik ve organizasyonların vatandaşlar tarafından bilinmesine yönelik çalışmalar yürütmek.

ş) Basın kuruluşlarıyla belediye arasındaki iletişimin sağlıklı yürütülmesini temin etmek.

t) Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesi için çeşitli araştırmalar yapmak ve amire sunmak.

u) Belediyenin yürüttüğü kültür-sanat etkinlikleri ile sosyal ve kültürel faaliyetlerin tanıtım ve duyuru çalışmalarını yürütmek; bu çalışmaların etkin ve verimli şekilde sonuçlanması için gerekli organizasyonu sağlamak.

ü) Belediyenin sosyal medya hesaplarını yönetmek; web sitesi ve mobil uygulamadaki haber ve duyuru bölümlerini güncel tutmak; görsel bannerlar hazırlamak.

v) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin kurumsal kültüre uygun şekilde tasarlanmasını ve basılmasını sağlamak; ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek.

y) Sapanca ve Sakarya açısından önemli günler için düzenlenecek etkinlikleri organize etmek ve belediyenin tüm tanıtım çalışmalarını yürütmek.

z) Belediyenin amaç, prensip ve politikaları ile ilgili mevzuat ve Belediye Başkanının belirleyeceği esaslar çerçevesinde, basın-yayın ve halkla ilişkiler alanında gerçek ve tüzel kişilerle etkin çalışmalar yürütmek.

aa) Belediyenin hizmet alanındaki mahallelerde, vatandaşların belediye hizmetleriyle ilgili görüş ve düşüncelerini almak.

bb) Halk meclisi, esnaf ziyaretleri, STK toplantıları gibi Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmek.

cc) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak, vatandaşları belediye hizmetleri hakkında bilgilendirmek, elde edilen sonuçları değerlendirmek ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin etkinliğini artırmaya yönelik kamuoyu araştırmaları yapmak.

çç) Belediyeye telefon, mail, dilekçe ya da bizzat gelerek yapılan talep ve şikâyetleri kayda almak; ilgili birimlerden bilgi edinerek başvuru sahibine bilgi vermek.

dd) Talep ve şikâyetin konusuna göre vatandaşları ilgili birimlere yönlendirmek.

ee) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında Bilgi Edinme Masası oluşturmak; gelen dilekçe ve elektronik postaları yanıtlamak ve başvuruları sonuçlandırmak.

ff) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak, sonuçları değerlendirmek ve etkinliği artıracak önlemler belirlemek üzere kamuoyu araştırması yapmak.

gg) Halkla ilişkiler faaliyetlerinin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek amacıyla araştırmalar yapmak.

ğğ) Belediye faaliyetlerinin kamuoyundaki etkisini değerlendirmek..)

hh) Çağrı Merkezi, WhatsApp hattı, çek-ilet uygulamaları, Çözüm Masası –yüz yüze başvurular– mail, CİMER, Açık Kapı, Büyükşehir Belediyesi’nin ilgili hatları ve sosyal medya kanalları dahil olmak üzere, vatandaşlardan gelen talepleri almak; bu talepleri değerlendirmek veya ilgili birimlere ileterek belediye ile vatandaş arasında sağlıklı bilgi akışını sağlamak.

ı) Halkla ilişkiler faaliyetlerinin etkinliğini artırmaya yönelik araştırmalar yapmak.

ii) İŞ-KUR bürosunda iş arayan vatandaşların başvurularını sisteme kaydetmek; istihdam taleplerine göre işveren ve iş arayan arasında eşleştirme yapmak.

jj) Müdürlüğün stratejik planını, performans programını, aylık ve yıllık idari faaliyet raporlarını hazırlamak.

kk) Başkanlık tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek.

Basın Yayın

Madde 7 – (1) Basın Yayın ve Tanıtım Şefliğinin görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Kitle iletişim araçlarında yer alan, Sapanca Belediyesi hizmet ve faaliyetlerini ilgilendiren konulardaki haberlerin takibini ve tespitini yapmak.

b) Belediyenin faaliyet ve hizmetlerinin kamuoyuna duyurulması ile kamuoyundan yansıyan şikâyet ve görüşlerin tespiti, takibi ve değerlendirilmesine yönelik çalışmaları yapmak.

c) Belediye faaliyetlerinin organizasyonları ile belediyenin kültürel yayınlarının her türlü tasarım ve kurgusunun yapılması çalışmalarını yürütmek.

ç) İlçenin tanıtımı ile yapılan hizmetlerin sürekli ve tam olarak halka duyurulmasını sağlamak amacıyla her türlü dergi, broşür, tanıtım filmi hazırlamak.

d) Basın kuruluşları ile belediye arasındaki haberleşme, talep ve ihtiyaçların tespit edilmesi, planlanması ve gerekli koordinasyon işlemlerinin yapılarak sonuçlandırılmasını sağlamak.

e) Yerel ve ulusal televizyon kanallarının izlenmesi, Sapanca Belediyesi ve ilgili birimlere ait haber ve görüntülerin derlenerek sunulmasını sağlamak.

f) Ulusal yayın yapan günlük gazetelerden belediyeyi ilgilendiren siyaset, ekonomi ve sosyal olaylarla ilgili haber kupürlerinin derlenerek çoğaltılması, Belediye Başkanı ve Başkan Yardımcılarına sunulmasını sağlamak.

g) Belediye Başkanı’nın ve Başkanlığın kamuoyuna bildirilmesini gerekli gördüğü açıklama, duyuru ve tekziplerin basın-yayın organlarına iletilmesini sağlamak.

ğ) Başkanlık emirleri doğrultusunda gerektiğinde basın toplantıları düzenlemek, Belediye Başkanlığınca verilecek brifing ve toplantıların organizasyonunu yapmak.

h) Basın bültenlerinin hazırlanması, belediye faaliyetleri hakkında basın-yayın kuruluşlarına (gazete, radyo, televizyon, dergi vb.) basın bildirilerinin gönderilmesi; haberlerin e-posta ve kısa mesaj yoluyla ilgililere ulaştırılmasını sağlamak.

ı) Çeşitli konularda (faaliyet, açılış, ziyaret vb.) fotoğraf ve video çekimlerinin yapılması ve arşivlenmesini sağlamak.

i) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan her türlü basılı materyalin, kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak; ilgili çalışmaları kontrol ve koordine etmek.

j) Belediyenin iç ve dış kullanımlarına yönelik tüm baskı materyallerini kurum kimliği (amblem ve logo uygunluğu) esasları açısından incelemek, kurum kimliği ve imajını güçlendirici öneriler geliştirmek.

k) Sapanca Belediyesi tarafından düzenlenen tüm etkinlik ve yürütülen faaliyetlerin tanıtımı için basın yayın organları ile iletişim kurmak.

l) Basın yayın organlarında yayınlanmak üzere hazırlanan basın bülteni ve gazete ilanlarını ilgili kurumlara vermek ve takibini yapmak.

m) Yazılı, sözlü ve görsel basın-yayın organlarını takip ederek Sapanca Belediyesi ile ilgili olumlu/olumsuz gelişmeler hakkında arşiv oluşturmak.

n) Belediye Başkanının medya ile yapılacak randevularını Özel Kalem Müdürlüğü ile iş birliği içerisinde organize etmek.

o) Belediyenin hizmetleri, birim faaliyetleri ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesi amacıyla çeşitli tanıtım çalışmalarını yapmak.

ö) Düzenlenen etkinliklerde fotoğraf ve kamera çekimleri yapmak; elde edilen materyalleri ilgili müdürlüklere iletmek ve arşivleme çalışmalarını yürütmek.

p) Belediye faaliyetlerinin kamuoyundaki etkinliğinin değerlendirilmesini yapmak.

r) Belediye faaliyetlerinin, birimlerinin ve organizasyonlarının vatandaşlar tarafından bilinmesine yönelik çalışmalar yürütmek.

s) Basın kuruluşlarıyla belediye ilişkilerini yürütmek.

ş) Basınla ilişkilerin amaç, hedef ve politikalarının belirlenmesine yönelik araştırmalar yapmak ve amirine sunmak.

t) Kültür ve sanat etkinlikleri ile sosyal ve kültürel amaçlı faaliyetlerin tanıtım ve duyuru materyallerinin hazırlanması, basım-yayın ve halkla ilişkiler çalışmalarını yürütmek; etkinliklerin verimli şekilde sonuçlanması için gerekli organizasyonları sağlamak.

u) Kurumun sosyal medya hesaplarını yönetmek; web sitesi ve mobil uygulamasında haber ve duyuru bölümlerini güncel tutmak; görsel banner hazırlamak.

ü) Tanıtım faaliyetlerinde kullanılan basılı materyallerin kurumsal kültüre uygun tasarımının yapılmasını ve basılmasını sağlamak; ilgili çalışmaları koordine etmek.

v) Sapanca ve bölge açısından önemli gün ve haftalar ile ilgili etkinlikleri düzenlemek ve belediyenin tanıtım çalışmalarını yürütmek.

y) Şeflik tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

Halkla İlişkiler

Madde 8 – (1) Halkla İlişkiler Şefliğinin görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Belediyenin amaç, prensip ve politikaları ile ilgili mevzuat çerçevesinde; Belediye Başkanı tarafından belirlenen esaslar doğrultusunda, gerçek ve tüzel kişilerle etkin ve verimli halkla ilişkiler faaliyetlerini yürütmek.

b) Belediyenin hizmet alanında bulunan mahallelerde vatandaşların belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini almak.

c) Halk meclisi, esnaf ziyaretleri, STK toplantıları gibi Belediye Başkanının halkı bilgilendirici çalışmalarını koordine etmek.

ç) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak; vatandaşları belediye hizmetleri hakkında bilgilendirmek; elde edilen sonuçları değerlendirmek ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin etkinliğini artıracak önlemler belirlemek üzere kamuoyu araştırması yapmak.

d) Belediye’ye telefon, e-posta, dilekçe veya bizzat yapılan talep ve şikâyetleri kayda almak; ilgili birimlerden bilgi edinerek talep/şikâyet sahibine geri dönüş sağlamak; konularına göre ilgili birimlere yönlendirilmesini yapmak.

e) 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince müdürlük bünyesinde Bilgi Edinme Masası kurarak gelen başvuruları cevaplamak ve sonuçlandırmak.

f) Belediyenin hizmetlerinden yararlanan kişi ve kuruluşların dilek ve şikâyetlerini almak, belediye hizmetleri hakkında vatandaşları bilgilendirmek; halkla ilişkiler faaliyetlerinden elde edilen sonuçları değerlendirmek ve bu faaliyetlerin etkinliğini artırmaya yönelik önlemleri belirlemek amacıyla kamuoyu araştırmaları yapmak.

g) Halkla ilişkiler çalışmalarından elde edilen sonuçları analiz ederek, müdürlük faaliyetlerinin etkinliğini artıracak önlemleri belirlemek üzere gerekli araştırmaları yapmak; belediye faaliyetlerinin kamuoyundaki etkisini değerlendirmek.

ğ) Sapanca Belediyesi Çağrı Merkezi (0850 224 54 54), WhatsApp Hattı (0850 224 54 54), Çek–İlet sistemi, Çözüm Masası yüz yüze başvuruları, e-posta, CİMER, Açık Kapı, Sakarya Büyükşehir Belediyesi iletişim hatları ve sosyal medya kanalları aracılığıyla vatandaşlardan gelen talep, öneri ve şikâyetleri almak; gerekli değerlendirmeyi yaparak ilgili birimlere iletmek; belediye ile vatandaş arasında sağlıklı ve doğru bilgi akışını sağlayarak birimin görevini etkin şekilde yerine getirmek. h) Halkla ilişkiler çalışmalarına ilişkin verileri değerlendirmek, bu alandaki faaliyetlerin etkinliğini artırmak amacıyla gerekli analiz ve araştırmaları yapmak.

ı) İŞ-KUR irtibat bürosunda iş arayan vatandaşların başvuru formlarını sisteme kaydetmek; gelen istihdam taleplerine göre uygun adayları işverenlerle buluşturmak.

i) Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

Kalem Servisinin Görevleri

Madde 9 – (1) Kalem Servisinin görevleri aşağıdaki gibidir:

a) Sapanca Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne ait yazışma ve büro hizmetlerini yürütmek.

b) Müdürlük evraklarını EBYS üzerinden güncel ve düzenli şekilde takip etmek.

c) Kurum içi ve kurum dışından gelen yazıların cevaplarını süresi içinde hazırlayarak ilgili kurumlara iletmek.

ç) Müdürlüğün stratejik plan, performans programı, aylık ve yıllık idari faaliyet raporlarını hazırlamak.

d) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü ilgilendiren kanun, yönetmelik ve mevzuat değişiklikleri hakkında Müdürü ve Şefi bilgilendirmek; faaliyetlerin mevzuata uygun şekilde yürütülmesini sağlamak.

e) Görev yeri değişikliği veya ayrılış işlemleri sırasında personelin zimmetindeki evrak ve malzemelerin müşterek tutanakla teslimini sağlamak.

f) Diğer müdürlükler ve belediye dışı kurumlarla yapılan yazışmaların hazırlanmasını, kayıt altına alınmasını ve ilgili kurumlara zimmet karşılığında teslim edilmesini sağlamak.

g) Personelin izin, mesai ve devam durumlarını takip etmek; ilgili evrakları zamanında hazırlamak. Personelin hastalık, izin veya mesai durumlarında işlerin aksamaması için Müdür ve/veya Şefi bilgilendirmek.

ğ) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt, saklama ve stok takibini yapmak; bu görevleri Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi ve/veya İdari Hizmetler ve Kalem Bürosu aracılığıyla yürütmek.

h) Müdürlüğü ilgilendiren stratejik plan ve performans programı çalışmalarını yürütmek.

ı) Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görevlerin İcrası

Madde 10 – (1) Görevlerin icrası aşağıdaki şekildedir:

a) Müdürlüğü ilgilendiren tüm belgeler, dosyalar ve işler; dijital ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgili personele iletilir.

b) Sapanca Belediyesi içerisinde müdürlük tarafından yürütülen iş ve işlemler; Başkanlık Makamından Müdürlüğe gelen sözlü ve/veya yazılı talep ile diğer müdürlüklerin Başkanlık olur’u alınmış yazılı talepleri doğrultusunda başlatılır.

c) Belediye dışından gelen taleplerde talep sahibi (özel/tüzel kişi), müracaatını Sapanca Belediyesinin Gelen Evrak Servisine yapar. Buradan Etüt Proje Müdürlüğüne havale edilir.

ç) Belediye dışından gelen proje yapımı vb. iş ve işlemler, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü tarafından Başkanlık olur’u alınarak başlatılır.

Görevlerin Planlaması ve Yürütülmesi

Madde 11 – (1) Müdürlükteki tüm iş ve işlemler Müdür tarafından planlanır.

(2) Müdürlükte görev yapan tüm personel, kendilerine verilen görevleri ilgili kanun ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yerine getirmek zorundadır.

Bilgi Verme Yasağı

Madde 12 – (1) Birimlerin evrak ve dosya kayıt memurları, gizli olmasa dahi herhangi bir evrak veya işlemin sonucuna ilişkin bilgi veremez, basına açıklamada bulunamaz. Bilgi almak isteyen kişiler, bilgiyi yalnızca Müdürden veya bilgi edinme prosedürü çerçevesinde yetkilendirilmiş personelden alabilir.

(2) Bu kurallara aykırı hareket eden personel hakkında ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapılır.

Diğer Müdürlük, Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

Madde 13 – (1) Müdürlüğün diğer müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla koordinasyonu aşağıdaki şekildedir:

a) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü görevlerini yürütürken, ilgili tüm müdürlüklerle gerekli koordinasyonu sağlar.

b) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.

c) Müdürlüğün diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, Müdürün parafı ve Belediye Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

ç) Belediye Başkan Yardımcısının imza yetkisinin yeterli olmadığı durumlarda yazışmalar; Müdür ve Belediye Başkan Yardımcısının parafı ile Belediye Başkanının imzası alınarak yürütülür.

Gelen ve Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler

Madde 14 – (1) Müdürlüğün gelen ve giden evrak işlemleri aşağıdaki gibidir:

a) Müdürlüğe gelen ve giden tüm evrak, İdari Hizmetler ve Kalem Bürosu tarafından kaydedilerek gelen–giden evrak defteri ve/veya EBYS dijital sistemine işlenir ve takibi yapılır.

b) Müdürlüğe gelen ve giden belgeler süreli ise, zamanında cevaplanması Şefin sorumluluğunda İdari Hizmetler ve Kalem Bürosu tarafından sağlanır.

c) Müdürlüğe ulaşan talepler önce Müdürün havalesine sunulur. Müdürün işleme alınması yönünde onay vermesiyle birlikte evrak, İdari Hizmetler ve Kalem Bürosunda kaydedilir ve Şefin bilgisi dahilinde ilgili Büro Sorumlusuna gönderilir.

ç) İlgili büro veya personel, işin mahiyetine ve yürürlükteki mevzuata göre gerekli işlemi yapar ve sonucunu yazılı olarak İdari Hizmetler ve Kalem Bürosuna iletir.

d) Yazışmalarda işlem belgeleri görevli personel tarafından imzalanır, ardından Şef ve Müdüre sunulur. Müdürün parafından sonra Başkanlık Makamına gönderilir.

e) Başkanlık tarafından imzalanan evrak, müdürlük kaleminde giden evrak olarak kaydedilir, bir nüshası arşivlenir, bir nüshası Genel Evraka iletilir.

f) Genel Evrak tarafından ilgili kurum veya talep sahibine teslim edilir.

g) Müdürlük bürolarının tertip, düzen, dosyalama ve arşivleme iş ve işlemlerinin düzenli yürütülmesinden Şef sorumludur.

ğ) Müdürlük tarafından hazırlanan tüm belgelerde Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri esas alınır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Arşivleme ve Dosyalama

Madde 15 – (1) Müdürlük içerisinde fiziksel ve dijital arşivleme ile ilgili işlemler aşağıdaki gibidir:

a) Müdürlüklerle yapılan tüm yazışmaların birer sureti, konularına göre tasnif edilerek (ilgili konuyla bağlantılı eski yazılar varsa birleştirilerek) standart dosya planına uygun şekilde saklanır. Ayrıca dijital ortamda İdari İşler ve Kalem Bürosu tarafından depolanır.

b) İşlemi tamamlanan evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivdeki evrakların korunması, gerektiğinde bulunup çıkarılması işlemlerinden İdari İşler ve Kalem Bürosu ile Şef sorumludur.

ç) Talep edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kaydı, muhafazası ve stok durumunun takibi müdürlük sorumluluğundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yönerge Çıkarılması

Madde 16 – (1) Bu yönetmelik hükümlerinin uygulanmasına ve Müdürlüğün yürüttüğü görevlerin ayrıntılarına ilişkin yönergeler çıkarmaya Başkanlık Makamı yetkilidir.

Önceki Düzenlemelerin İptali

Madde 17 – (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle, konuyla ilgili daha önce mevcut ve yürürlükte olan tüm yönetmelikler yürürlükten kalkar.

Yürürlük

Madde 18 – (1) Bu yönetmelik, Sapanca Belediye Meclisi tarafından kabulü ve usulüne uygun olarak ilanı ile yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 19 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini, Sapanca Belediye Başkanı ve ilgili Müdür yürütür.