YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmelik, Sapanca Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve çalışma esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik, Sapanca Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü’nün yapısını, işleyişini, görevlerini ve buna ilişkin hak ve yükümlülükleri kapsar.

Tanımlar

MADDE 3- Bu Yönetmelikte geçen;
a) “Belediye” deyimi Sapanca Belediyesini,
b) “Meclis” deyimi Sapanca Belediye Meclisini,
c) “Belediye Başkanı” deyimi Sapanca Belediye Başkanını,
d) “Yazı İşleri Müdürlüğü” deyimi Sapanca Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünü ifade eder.

Kuruluş

MADDE 4- Yazı İşleri Müdürlüğü; Müdür, Evrak Kayıt Bürosu, Meclis ve Encümen Bürosu ile Evlendirme Memurluğundan oluşur.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki görevleri yürütür:

a) Belediye Başkanı’nın emirlerini, genelge ve bildirilerini dağıtım planına uygun olarak tüm birimlere iletmek; bu kapsamda belediye birimleri arasında koordinasyonu sağlamak.

b) Başkanlığa yapılan yazılı veya sözlü müracaatları Başkanlık talimatları doğrultusunda ilgili birimlere dağıtmak; bu müracaatlara verilecek cevabi yazıların başvuru sahiplerine iletilmesini sağlamak.

c) 5393 sayılı Belediye Kanunu gereği yerine getirilmesi gereken görevleri yürütmek.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ PERSONELİ

GÖREV VE SORUMLULUKLARI

MADDE 6

a) Yazı İşleri Müdürü

1.     İşlerin yasa, tüzük ve yönetmeliklere; Belediye Başkanı’nın görüş ve talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlamak, bunun için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

2.     Çalışma programını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak.

3.     Müdürlüğünde görev yapan personelin disiplin ve çalışma düzenini sağlamak; gizli sicil (tezkiye) formlarını düzenlemek ve onaylamak; yıllık izinlerini hazırlayıp İta Amirine sunmak; performans ölçümlerini gerçekleştirmek ve onaylamak.

4.     Belediye Meclisi’nin sekreterya görevini yürütmek; 5393 sayılı Kanun’un 20. maddesi doğrultusunda Meclis çalışmalarına ilişkin yazışmaları yapmak ve kararların düzenlenmesini sağlamak için Meclis toplantılarına katılmak.

5.     Yazı İşleri Müdürlüğünde görevli personelin eğitimini sağlamak; kadro, terfi ve ihdas değişiklikleriyle ilgili önerilerde bulunmak; bu süreçlerin takibini ve hayata geçirilmesini sağlamak.

b) Kayıt

·        Başkanlık makamına gelen tüm evrak, dilekçe ve benzeri belgelerin kayıtlarını yapmak ve ilgili birimlere dağıtmak.

·        Başkanlık tarafından hazırlanacak bildiri, genelge, emir ve diğer yazışmaların ilgili birimlere dağıtımını (tevziini) sağlamak.

·        Müdürlüğün gelen ve giden evrak kayıtlarını tutmak, personel dosyalarını düzenlemek, izin ve rapor yazışmalarını yapmak.

·        Bütçe çalışmalarına katkı sağlamak; avans ve ayniyat mutemetliği işlemlerini yürütmek.

·        Belediye Başkanlığına ait tüm resmî yazıların cevaplarının posta makinesinden geçirilerek PTT’ye gönderilmesini sağlamak.

c) Meclis ve Encümen

·        Belediye Meclisi çalışmalarını, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20. maddesine uygun şekilde kayıt altına almak, kararları yazmak, alınan kararların 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu hükümlerine göre Sakarya Büyükşehir Belediyesine iletilmesini sağlamak.

·        Meclis kararlarının vatandaşa duyurulmasını sağlamak; çalışmalarla ilgili tutanak ve kararların arşivlenmesini gerçekleştirmek.

·        Belediye Encümeni’nin, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 33. maddesi gereği düzenli olarak toplanmasını sağlamak; encümen zabıtlarını tutmak, kararların yazımını, imzalarının tamamlanmasını, ilgili birimlere iletilmesini ve arşivlenmesini sağlamak.

ÇALIŞMA SİSTEMİ

MADDE 7

·        Yazı İşleri Müdürü, Belediye Başkanı ve ilgili Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

·        Müdür, Müdürlüğe bağlı personelin iş ve işlemlerinden; performans çizelgelerinin ölçüm ve takibinden sorumludur.

·        Yazı İşleri Müdürlüğünde çalışan personel, kendilerine verilen işlerin zamanında ve eksiksiz yerine getirilmesinden Müdüre karşı sorumludur.

·        Müdür, mevzuata uygun olarak görevini yürütür.

·        Tahakkuk Amiri ve Disiplin Amiri Müdür’dür. Memurlara verilecek disiplin cezalarında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümleri uygulanır.

YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN YÖNETMELİK

MADDE 8- 5272 sayılı yasaya göre hazırlanan, 04/05/2005 tarih ve 44 sayılı Meclis Kararı ile kabul edilen ve Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanlığınca onaylanan Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

YÜRÜRLÜK

MADDE 9- Bu Yönetmelik, Sakarya Büyükşehir Belediye Başkanlığınca incelenip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.

YÜRÜTME

MADDE 10- Bu Yönetmeliği, Sapanca Belediye Başkanı yürütür.